InfoSys

Backoffice-Software für den
Medialen Vertrieb / Electronic Banking

Kundenverwaltung
Vertriebssteuerung
Vertriebscontrolling

Mit der neuen Version von InfoSys setzen wir neben der komfortablen Kundenverwaltung einen zusätzlichen Schwerpunkt auf die Vertriebssteuerung bzw. das Vertriebscontrolling.

InfoSys bietet Ihnen Unterstützung in folgenden Bereichen:

Technische Voraussetzungen für die Installation von InfoSys

InfoSys ist eine MS Access-Anwendung. Unterstützt wird MS Office ab der Version 2000. Die meisten Anwender setzen InfoSys unter MS Office 2003 in einer Terminalserver-Umgebung ein. Als Betriebssystem wird MS Windows ab Version NT vorausgesetzt.

Am Arbeitsplatz des InfoSys-Administrators (i.d.R. Fachabteilung) muss eine MS Access-Vollversion installiert sein, um InfoSys einrichten und administrieren zu können. Weitere Arbeitsplätze können ggf. mit einer MS Access-Runtime Version ausgestattet werden. Die InfoSys-Datenbanken werden bei der Installation in einen Ordner auf einen Server kopiert, auf den alle EB-Mitarbeiter zugreifen können. Auf dem Server sollte idealerweise ein freier Speicherplatz von mind. 500 MB für InfoSys verfügbar sein.

Ausstattung InfoSys-Clients:

  • MS Access (ab Version XP)
  • MS Word und MS Excel (ab Version XP)
  • Acrobat Reader
  • Lotus Notes oder MS Outlook
  • Vollzugriff auf das InfoSys-Installationsverzeichnis

Ausstattung Server:
Keine besonderen Anforderungen. Es werden die vorhandenen Standard-Server verwendet.


Einsatz von InfoSys unter Oracle

Datenbankserver:
• Oracle-Version 8 (Stand 8.1.7) oder höher (z. B. 9i)

InfoSys-Client:
• Oracle Client (spez. Software im Oracle Paket)

 

Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung in InfoSys ist übersichtlich und leicht verständlich aufgebaut. Nach dem Aufruf des Kunden anhand der Kontonummer, der PersonenNr oder einer Volltextsuche, werden auf einen Blick alle für die Betreuung des Kunden relevanten Informationen angezeigt. Die Startmaske zeigt z.B. offene Calls,Termine und installierte Produkte. Ebenfalls wird sofort Auskunft gegeben, ob Firmenverknüpfungen oder ELKO-Informationen vorhanden sind. Über diese Maske können ebenfalls Tickets weitergeleitet oder die Kommunikationsschnittstellen zu Outlook oder Lotus Notes genutzt werden. Die einzelnen Unterpunkte zur Kundenpflege befinden sich im rechten Bereich des Formulars in der Navigationsleiste.

 

Word-Anbindung

Das Erstellen von kundenspezifischem Schriftverkehr ist durch das automatische Ausfüllen von institutsindividuellen Word-Dokumentvorlagen komfortabel möglich. Erstellte Dokumente werden in der elektronischen Akte des Kunden direkt abgelegt.

Der Schriftverkehr wird in einheitlicher Form durch Word-Dokumentvorlagen erstellt. Es werden geprüfte Texte und Vordrucke verwendet. Durch die Reduzierung von Individualschreiben werden Arbeitsabläufe standardisiert.

Die Word-Dokumentvorlagen können in sehr einfacher Form von der Fachabteilung selbst erstellt werden.

Durch die lückenlose Dokumentation des Schriftverkehrs in der elektronischen Akte hat der EB-Berater eine vollkommene Transparenz und einen schnellen Zugriff auf die einzelnen Schreiben und Verträge.

Eine große Zeitersparung ist die Nutzung der Adressdaten direkt aus InfoSys, welche über die dynamische Schnittstelle direkt abgeglichen werden können.

Bei der Erstellung von Verträgen kann eine automatische Wiedervorlage und das Vertragsrücklaufcontrolling aktiviert werden. Zu jeder Word-Vorlage können individuelle Ordner für die elektronische Akte angelegt werden.

 

Komfortable ELKO-Verwaltung

In der ELKO-Verwaltung findet ebenfalls die dynamische Schnittstelle Verwendung. Über die ELKO-KundenID können ELKO-Kunden, Konten- und Teilnehmerdaten importiert und abgeglichen werden. Der manuelle Pflegeaufwand wird so auf ein Minium beschränkt.

Vor dem Datenimport oder –abgleich meldet sich der User mit seiner OSPlus-Benutzerkennung und –Passwort an. Diese Anmeldung gilt dann für die laufende InfoSys-Session. Beim Verlassen von InfoSys wird der User automatisch ausgeloggt.

Eine manuelle Datenpflege ist im Hinblick auf das Zurückschreiben der ELKO-Vertragsdaten natürlich möglich.

Ebenfalls besteht über die ELKO-Verwaltung direkt die Möglichkeit, ELKO/EBICS-Verträge (Vereinbarung, Ergänzung zur Vereinbarung, Anlage 1 und Anlage 2) in wenigen Sekunden zu erstellen.

Für die Anbindung der EBICS- bzw. PDF-Verträge ist das Modul „PDF-Forms“ notwendig, über das die Standard-DSV-Verträge zur Verfügung gestellt werden.

Standardauftragsarten für die Verträge können institutsindividuell parametriert werden. Die Verträge werden nach der Erstellung in der elektronischen Akte zum Kunden abgelegt. Funktionen wie Vertragsrücklauf-controlling oder Wiedervorlage sind natürlich selbstverständlich.

 

Anbindung der PDF-Formulare des Deutschen Sparkassen Verlags

Zwischen Softworld und dem Deutschen Sparkassen Verlag (DSV) besteht seit 2007 ein Vertrag, der es uns ermöglicht, die für den Electronic Banking-Bereich relevanten PDF-Formulare in InfoSys anzubinden. Über das Modul „PDF-Forms“ ist auch die Anbindung institutsindividueller PDF-Formulare möglich.

Systemvoraussetzung:

  • vorhandene Institutslizenz zur Nutzung der Formulare
  • Acrobat Reader ab Version 7.0

Wenn die von InfoSys automatisiert gefüllten Formulare im Nachhinein noch bearbeitet und abgespeichert werden sollen, wird eine Lizenz für die X-Rechte benötigt. Die X-Rechte sind optional und müssen direkt in einem zusätzlichen Vertrag mit dem DSV vereinbart werden. Die X-Rechte sind aber zur Nutzung des Moduls nicht  zwingend notwendig.

 

Kommunikationsmodule

E-Mailversand / Import von empfangenen E-Mails

Über Notes oder Outlook empfangene Mails von Kunden oder Kollegen können direkt nach InfoSys importiert und dem Kunden zugeordnet werden. Die importierte Mail wird als Textdatei automatisch in der elektronischen Akte abgelegt. Dies gilt ebenfalls für Dateianhänge.

Automatische Info-Mail bei neuem Termin/Gespräch

Bei der Weiterleitung eines Tickets an einen anderen Electronic-Banking Sachbearbeiter oder Kundenberater wird nicht nur die Wiedervorlage des ausgewählten Kollegen unter Angabe der Priorität aktualisiert. Der Kollege erhält ebenfalls automatisch eine E-Mail, die ihm anzeigt, dass ein neuer Termin für ihn eingestellt wurde.

Importieren/Exportieren von Kalendereinträgen

Mit dem Kunden vereinbarte oder interne Termine können, nachdem sie in InfoSys eingetragen wurden, direkt in den Kalender eingestellt werden. Natürlich können auch bereits in Notes/Outlook gespeicherte Termine direkt dem Kunden in InfoSys zugeordnet werden. Eine Anbindung z.B. eines Abteilungskalenders ist möglich.

Importieren/Exportieren von Kontakten

Im Bereich Ansprechpartner/Kontakte können alle Kontakte aus InfoSys heraus im Notes/Outlook-Kontaktordner abgespeichert werden. Umgekehrt ist es auch möglich, einen bereits im Kontaktordner gespeicherten Eintrag in InfoSys abzulegen.

Ablage der Mail in der elektronischen Akte

Mails und Anhänge werden in der elektronischen Akte abgelegt.

Optional kann beim Import von E-Mails eine Auswahl getroffen werden, welche Informationen in der elektronischen Akte gespeichert werden sollen. Ebenfalls kann der Zielorder in der elektronischen Akte selektiert werden.

Wird diese Funktion unter Termine/Gespräche verwendet, wird zusätzlich eine Wiedervorlage generiert.

 

B + S Card-Schnittstelle

Eine B+S Card-Schnittstelle ist zum Import und zur Anzeige von Terminalinformationen, Transaktionen/Umsätzen und Provisionen verfügbar. Sie wurde in enger Zusammenarbeit mit B+S Card Service entwickelt. Die notwendigen Importdaten werden als Download zur Verfügung gestellt. Die Bereitstellung der Daten durch B+S Card Service erfolgt kostenlos.


Über die Kundendatenbank von InfoSys werden die Dateien von B+S Card Service importiert. Während des Imports werden im Softwarebereich die Produktdaten abgeglichen. Eine maschinelle Anlage von neuen Terminals ist natürlich implementiert. Dies hat den Vorteil, dass die B+S Card Terminals automatisch in Ihre Produkt-Statistik einfließen.

Die importierten Daten stehen anschließend im Kundendatenformular kunden- und terminalbezogen zur Verfügung. Über die Terminal-ID kann der Kunde direkt selektiert werden.

Im Bereich der Transaktionen und Umsätze werden neben den aktuellen Daten auch die Vorjahresdaten angezeigt. Weiterhin können Sie der Registerkarte „Transaktionen“ das Disagio entnehmen.

Pro Terminal werden die Provisionen in der Registerkarte „Provisionen“ zeitraumbezogen angezeigt.

Ein flexibles Auswertungstool ermöglicht Ihnen einen komfortablen Zugriff auf die importierten Daten. Die Datenfelder und Kriterien können individuell selektiert werden. Die Auswertung wird als Excelsheet ausgegeben, so dass auch im Nachhinein die Standard-Excel-Funktionen (z.B. Autofilter) verwendet werden können.

 

Import und Auswertung von Telecash-Daten

Aus der monatlich von Telecash zur Verfügung gestellten Abrechnungsdatenbank und den VIP-Daten (optional) können in InfoSys detaillierte Angaben zu den beim Kunden installierten Terminals importiert, angezeigt und ausgewertet werden. Die Terminalstammdaten werden bei jedem Import abgeglichen. Abrechnungs- und Provisionsdaten werden zeitraumbezogen abgelegt.
 
Die Daten werden im Kundendatenformular kundenbezogen angezeigt. Über die Volltextsuche kann der Kunde aufgrund der Terminalnummer aufgerufen werden. Zu den importierten Daten können manuelle Informationen hinzugefügt werden. 6 Monate vor Vertragsende wird der Terminalstatus auf „Offen“ gesetzt.

Flexibles Auswertungstool

Alle importierten Telecash-Daten können über ein flexibles Tool individuell ausgewertet werden. Der User ist in der Lage einzelne Felder zu selektieren und mit Kriterien zu versehen. Die Auswertungsergebnisse werden nach Excel exportiert. Der Anwender ist somit in der Lage (z.B. mit der Autofilter-Funktion) die Daten weiter zu verarbeiten.

 

Call-Center-Schnittstelle

In Zusammenarbeit mit der Bremer Landesbank wurde die Call-Center-Schnittstelle in Betrieb genommen.

Voraussetzung dafür ist eine strukturierte Mail mit entsprechenden Formularfeldern.

Überläufe (Mails) von externen oder internen Callcentern können automatisiert in InfoSys gemeldet, bearbeitet und direkt dem Kunden zugeordnet werden. Neue Mails werden durch eine farbliche Kennzeichnung in der Kundenverwaltung angezeigt.

Mit einem Doppelklick auf die Meldung kann der Maileingang vom User gesichtet werden. Mit einem nochmaligen Klick auf die Eingangsmail können die Daten komplett gelesen und ggf. nachbearbeitet werden.

Sobald ein User eine Mail gelesen hat, wird diese in der Maildatenbank als „Gelesen“ gekennzeichnet und anderen Usern nicht mehr angezeigt. Nach dem Lesen der Mail wird diese dem Kunden direkt im Bereich „Termine/Gespräche“ zugeordnet.

Eine Auswertung der vom Callcenter empfangenen Mails ist möglich.

 

Qualitätscontrolling

Auch Sparkassen sehen sich einer immer schärfer werdenden Wettbewerbssituation sowie steigenden Kundenbedürfnissen gegenübergestellt. Die Qualität der Produkte, Dienstleistung und Beratung nimmt innerhalb dieses Spannungsfeldes eine Schlüsselfunktion ein, deren Bewertung einen wesentlichen Erfolgsmaßstab darstellt.

Über eine flexible Vorlagenverwaltung können Fragebogen-Vorlagen als Word-Dokumentvorlagen angebunden und mit einem dynamischen Fragenkatalog versehen werden.

Für jede Aktivität kann in der Hotline-Baustein-Verwaltung das Kennzeichen gesetzt werden, ob diese Aktivität einem Qualitäts-Check unterliegt. Gleichzeitig kann an der Stelle auch die zu verwendende Fragebogen-Vorlage direkt zugeordnet werden.

Sobald eine Aktivität, die einem Qualitäts-Check unterliegt, im Call-Bereich des Kunden erfasst wird, erhält der User eine Nachricht, dass ein Fragebogen erstellt werden soll. Automatisch werden im Hintergrund die Fragen des Fragenkatalogs inkl. der notwendigen Informationen im Qualitäts-Controlling abgelegt. Der User kann über den Call/Termin-Bereich einen Fragebogen erstellen und diesen direkt über die ggf. installierte Lotus Notes- oder Outlook-Anbindung per Mail versenden. Ein Postversand des Fragebogens ist natürlich ebenfalls möglich.

Gleichzeitig wird eine Wiedervorlage generiert. Über das in InfoSys integrierte Vertragscontrolling wird die Rückmeldung des Kunden entsprechend kontrolliert.

Nach Erhalt einer Bewertung kann diese direkt im Call-Bereich erfasst werden. InfoSys ermittelt eine „Durchschnitts-Note“, die auch im Call-Bereich angezeigt wird.

Über die Ergebniserfassung kann der für den Kunden erstellte Fragebogen nochmals ausgedruckt oder per Mail versandt werden.

Umfangreiche Auswertungen runden das Bild des Quality-Checks ab. Die erhaltenen Bewertungen können nach

  • Zeitraum,
  • Aktivität, 
  • Kundensegment,
  • Produkt und
  • EB-Team

ausgewertet werden.

 

Elektronische Rechnungsbearbeitung mit eBill und InfoSys

Nutzt ihr Institut bereits die elektronische Rechnungsbearbeitung oder trägt es sich mit dem Gedanken, in naher Zukunft diese einzusetzen? In InfoSys brauchen Sie auf die Vorteile einer elektronischen Rechnungslegung nicht zu verzichten!

In enger Zusammenarbeit mit der ebills & more GmbH, Kiel, haben wir in InfoSys aufgrund neuer Schnittstellen und Verfahren das Thema „Elektronische Rechnungsbearbeitung“ komplett neu integriert.

Bei der Rechnungslegung in InfoSys kann mit dem Modul „eBill“ ab sofort eine Rechnung als PDFund XML-Datei erzeugt werden. Die Rechnungsdateien werden dann inkl. einer Steuerungsdatei automatisch gezippt. Über das Softwaretool „Simplyst-Connector“ werden dann die einzelnen ZIPDateien automatisch in das Simplyst-Portal upgeloaded und verarbeitet. Natürlich wird die erstellte Rechnung in InfoSys wie gewohnt in der elektronischen Akte zum Kunden abgelegt. Die maschinelle Erstellung eines Wiedervorlagetermins ist selbstverständlich auch möglich.

Import- und Export-Schnittstelle zur Onlineanwendung SFIRM32/Maintenance der BIVG

Mit der Onlineanwendung SFIRM32/ Maintenance stellt die BIVG eine Web-Anwendung zur Verfügung, um Wartungsverträge der Kunden zu verwalten. Unter Eingabe seiner Bankleitzahl erhält der Electronic Banking-Berater im Beraterbereich der Anwendung Zugriff auf Einzellizenznummern und Aktivitätenprotokolle seiner SFIRM32-User.

Über den Beraterbereich können die dort angezeigten Datensätze im TXT-Format downgeloaded werden. Eine Lizenz für die Funktion „Daten herunterladen“ muss allerdings gesondert erworben werden.

 

Datentransfer:
SFIRM32/Maintenance  <-> InfoSys

Mit InfoSys bieten wir mit dem Modul „SFIRM32/Maintenance“ die Möglichkeit, diese Daten sehr komfortabel zu importieren und im Kundendatenbereich von InfoSys über ein neues SFIRM-Profil anzeigen zu lassen.

Der Datenimport erfolgt im administrativen Bereich von InfoSys über das Hauptmenü der Kundendaten2003.mdb.

Die Datenverknüpfung erfolgt über die Einzellizenznummer. Die ggf. für die Abrechnung notwendigen Produktdaten werden nach wie vor in InfoSys im Produktbereich eingestellt.

Auswertungen auf die importierten Daten so-wie deren Export und Weiterverarbeitung mit Excel ist über InfoSys möglich.

InfoSys kann direkt an SFIRM32/Mainte-nance Daten liefern, so dass keine manuelle Pflege in SFIRM32/Maintenance erforderlich ist.

In InfoSys wird bei Eingabe eines SFIRM32-Wartungsproduktes direkt eine Eingabe-maske für die für SFIRM32/Maintenance relevanten Daten angezeigt.

Über eine im administrativen Bereich angesiedelte Exportfunktion können die eingegebenen Daten an eine vordefinierte Datenbank übertragen werden. Diese Daten müssen dann lediglich an die BIVG zum Datenimport nach Maintenance per Mail versandt werden. Für den Datenimport durch die BIVG entstehen keine weiteren Kosten.

Zugriffsschutz

Unterschiedliche Zugriffsprofile pro User steuern den Datenzugriff nach Anmeldung durch den Benutzer. Die InfoSys-Menüanzeige wird dynamisch je nach Zugriffsprofil verändert. Es besteht die Möglichkeit, auch für externe Stellen z.B. einen Lesezugriff für InfoSys einzurichten. Der InfoSys-Administrator in der Fachabteilung verwaltet die Zugriffe.

Die Zugriffsinformationen des angemeldeten Beraters (z.B. Telefon, Fax, E-Mail-Adresse, usw.) werden automatisch bei der Erstellung von Schriftverkehr oder Rechnungen im Bezugsblock verwendet. Ein Logbuch und eine Änderungshistorie pro Kunde ist verfügbar.

Eine revisionsgerechte Dokumentation aller Aktivitäten ist somit gewährleistet.

Datenimport / -abgleich

Um auf aktuelle Adress- und Kontenbestände zugreifen zu können, sind Datenimporte / -abgleiche unabdingbar. InfoSys verfügt über die Möglichkeit, Datenbestände über statische oder dynamische Schnittstellen abzugleichen.

Statischer Datenimport

Der statische Datenimport ist die klassische und kostengünstige Möglichkeit, den Datenbestand auf dem aktuellsten Stand zu halten. Softworld stellt Musterselects für die Erstellung der Dateien zur Verfügung. Es können über die statische Schnittstelle Adress- und Kontendaten, Beraterinformationen und Zahlungsverkehrsdaten importiert werden.

Dynamische Schnittstelle

Über die dynamische Schnittstelle können Adress- und Kontendaten und ELKO-Daten importiert werden. Hierüber ist auch der Abgleich einer einzelnen Adresse (z.B. vor Vertragserstellung) möglich.

Über die dynamische Schnittstelle werden wir in Zukunft noch weitere Funktionen (Lese- und Schreibzugriff) anbieten.

Ziel ist es, den Wechsel zwischen den Systemen (z.B. OSPlus / InfoSys) möglichst zu vermeiden.